Personvernerklæring for advokatfirma øglænd & co as

1. Hvem vi er

Behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger er:

Advokatfirma Øglænd & Co AS
Luramyrveien 25 A, 4313 Sandnes
E‑post: post@advokatfirmaoglend.no
Telefon: 51 97 20 20
Org.nr.: 990 209 022

Internt ansvarlig for oppfølging av personvern er daglig leder Håkon Halvorsen. Du kan kontakte ham på e‑post hh@advokatfirmaoglend.no eller via kontaktinformasjonen over dersom du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger.

Denne erklæringen gjelder for vår behandling av personopplysninger om blant annet:

● klienter (privatpersoner og virksomhetsklienter)
● potensielle klienter og personer som henvender seg til oss
● motparter, vitner, sakkyndige og andre tredjeparter i saker
● kontaktpersoner hos virksomhetsklienter, leverandører og samarbeidspartnere
● jobbsøkere

2. Når vi behandler personopplysninger om deg

Vi behandler personopplysninger i flere situasjoner, blant annet når du:

● er eller representerer en klient
● er motpart, vitne, sakkyndig eller på annen måte omtalt i en sak
● er kontaktperson hos en virksomhetsklient, leverandør eller samarbeidspartner
● kontakter oss via telefon, e‑post, brev eller kontaktskjema på nettsiden
● besøker nettsiden vår
● søker jobb hos oss

Nedenfor beskriver vi formål, hvilke opplysninger vi behandler, hvor vi henter dem fra, rettslig grunnlag, hvem vi deler med og hvor lenge vi lagrer.

3. Klienter og klientsaker

3.1 Hvilke opplysninger vi behandler

Når du er klient hos oss (som privatperson eller representant for en virksomhet), behandler vi typisk:

● Identifikasjons‑ og kontaktopplysninger
– navn, adresse, fødselsdato/fødselsnummer, telefonnummer, e‑postadresse, kontonummer
– for virksomhetsklienter også foretaksnavn, organisasjonsnummer, styreleder og eventuelle kontrollerende eiere

● Opplysninger til identitets‑ og hvitvaskingskontroll
– kopi og referanse til legitimasjon (for eksempel pass, førerkort)
– opplysninger om reell rettighetshaver
– opplysninger vi etter loven må innhente for å oppfylle pliktene etter hvitvaskingsregelverket

● Saksopplysninger
– faktiske opplysninger og vurderinger knyttet til saken, korrespondanse, prosesskriv, notater og vedlegg
– opplysninger kan omfatte særlige kategorier personopplysninger (blant annet helseopplysninger og fagforeningsmedlemskap) og opplysninger om mulige straffbare forhold dersom dette er nødvendig for saken

● Økonomi og fakturering
– salærgrunnlag (timelister mv.), faktura‑ og betalingsopplysninger
– opplysninger om rettshjelpsforsikring, fri rettshjelp og andre ordninger

3.2 Formål

Vi behandler opplysninger om deg som klient for å:

● vurdere og etablere klientforholdet (inkludert konfliktsjekk og klientkollisjon)
● gjennomføre identitets‑ og hvitvaskingskontroll der vi er pliktige til det
● utføre og dokumentere advokatoppdraget (rådgivning, forhandling, prosedyre mv.)
● ivareta klientens og våre egne rettskrav
● administrere klientforholdet (klientregister, konfliktsjekk, kontaktopplysninger)
● oppfylle lovpålagte plikter til arkivhold, hvitvasking, regnskap og annen rapportering

3.3 Hvor vi henter opplysningene fra

Vi henter opplysninger fra:

● deg eller virksomheten du representerer
● offentlige registre (for eksempel Folkeregisteret, Brønnøysundregistrene mv.)
● motparter og deres representanter
● domstoler og andre offentlige myndigheter
● øvrige aktører i saken, for eksempel sakkyndige, vitner og andre rådgivere

3.4 Rettslig grunnlag

Behandlingen bygger på at den er:

● nødvendig for å inngå og oppfylle avtalen om advokatbistand med deg som privatklient
● nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser vi har, blant annet etter hvitvaskingslovgivningen, bokføringsregelverket og advokatlovgivningen
● nødvendig for å ivareta berettigede interesser, som å etablere og gjennomføre oppdraget, dokumentere vår rådgivning og håndtere eventuelle krav, når vi bistår virksomhetsklienter eller behandler opplysninger om andre enn klienten
● for særlige kategorier personopplysninger og opplysninger om straffbare forhold: nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, eller annet særskilt grunnlag der loven krever det

Vi bruker ikke samtykke som hovedgrunnlag for behandlingen i klientsaker. Dersom vi unntaksvis ber om samtykke (for eksempel til noe frivillig utover det som er nødvendig for oppdraget), vil dette framgå uttrykkelig, og du kan når som helst trekke samtykket tilbake.

3.5 Hvem vi deler opplysningene med

Vi deler personopplysninger når det er nødvendig for oppdraget eller vi er lovpålagt det. Typiske mottakere er:

● domstoler og namsmyndigheter
● offentlige myndigheter (for eksempel NAV, Skatteetaten, forvaltningen)
● motparter og deres advokater
● sakkyndige, vitner og andre fagpersoner vi knytter til saken
● forsikringsselskaper og andre finansinstitusjoner (for eksempel ved rettshjelpsforsikring)
● våre IT‑leverandører og andre databehandlere (se punkt 7)

All deling skjer innenfor rammene av advokatens lovbestemte taushetsplikt og gjeldende regelverk.

3.6 Lagringstid

● Klientarkiv (saksdokumenter): Dokumenter vi mottar eller produserer i anledning advokatoppdrag inngår i klientarkivet. Klientarkivet omfatter både papir‑ og elektroniske dokumenter. Som hovedregel oppbevarer vi klientarkivet i minst 10 år etter at saken er avsluttet. Der sakens karakter eller dokumentenes innhold tilsier det (for eksempel testamenter, ektepakter eller saker der det er risiko for senere tvist), kan vi oppbevare dokumenter lenger.
● Hvitvaskingsdokumentasjon: Opplysninger og dokumenter som er innhentet utelukkende for kundekontroll etter hvitvaskingsregelverket lagres separat eller tydelig merket, og slettes når vår lovpålagte plikt til å oppbevare dem er utløpt.
● Regnskapsmateriale: Fakturaer og annet regnskapsmateriale oppbevares i samsvar med bokføringsregelverket.

Når lagringsbehovet og eventuelle lovpålagte plikter er oppfylt, slettes eller anonymiseres opplysningene i tråd med våre sletterutiner.

4. Motparter, vitner og andre tredjeparter

I klientsaker behandler vi ofte personopplysninger om andre enn klienten, for eksempel:

● motparter og deres representanter
● vitner, sakkyndige og andre tredjepersoner omtalt i dokumenter
● ansatte i selskaper, organisasjoner og offentlige organer som saken berører

4.1 Hvilke opplysninger og hvor de kommer fra

Vi behandler de opplysningene som er nødvendige for å ivareta klientens interesser, blant annet:

● identifikasjons‑ og kontaktopplysninger
● opplysninger om faktiske forhold som er relevante for saken
● opplysninger om økonomiske forhold, arbeidsforhold, helse mv. når dette er nødvendig for å fremme eller forsvare et krav

Opplysningene hentes blant annet fra klienten, offentlige registre, motparter, domstoler og andre offentlige myndigheter, samt vitner, sakkyndige og andre involverte.

4.2 Formål og rettslig grunnlag

Formålet med behandling av opplysninger om motparter og andre tredjeparter er å:

● utrede og dokumentere faktum i saken
● gi forsvarlig juridisk rådgivning
● gjennomføre forhandlinger, prosess og andre rettslige skritt

Behandlingen er normalt nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav og/eller for å oppfylle rettslige plikter i rettspleien og advokatlovgivningen. I tillegg vil vi ofte ha en berettiget interesse i å behandle slike opplysninger for å ivareta klientens rettigheter og interesser.

Når opplysningene ikke er innhentet direkte fra den registrerte, vil det i mange tilfeller være umulig eller uforholdsmessig byrdefullt å gi individuell informasjon til alle berørte motparter, vitner mv. I slike situasjoner gir vi informasjon på et generelt nivå gjennom denne personvernerklæringen, med mindre vi er unntatt fra informasjonsplikt etter gjeldende regler for rettspleien.

4.3 Lagringstid

Opplysninger om motparter og andre tredjeparter lagres som del av den relevante saken og følger de samme reglene for klientarkiv som beskrevet i punkt 3.6.

5. Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter, leverandører og samarbeidspartnere

Når du er kontaktperson hos en virksomhetsklient, leverandør eller samarbeidspartner, behandler vi:

● navn, stilling og arbeidsgiver
● kontaktopplysninger (telefon, e‑post, adresse)
● korrespondanse med deg og eventuelle avtaledokumenter der navnet ditt fremgår

Formål: Administrasjon og oppfølging av kundeforhold, leverandørforhold og samarbeid, herunder løpende dialog og kontraktsoppfølging.

Rettslig grunnlag: Vår og din arbeidsgivers berettigede interesse i å administrere og følge opp kundeforholdet/avtalen.

Lagringstid: Opplysninger lagres så lenge du er registrert som kontaktperson, og videre så lenge de inngår i dokumenter som vi etter lov eller avtaleforhold må oppbevare (for eksempel kontrakter, sakskorrespondanse og klientarkiv).

6. Henvendelser som ikke blir sak

Hvis du kontakter oss (for eksempel via telefon, e‑post, brev eller kontaktskjema) uten at det etableres et oppdrag, behandler vi:

● navn og kontaktopplysninger
● innholdet i henvendelsen (inkludert eventuelle personopplysninger du oppgir)

Formål:

● å kunne besvare og følge opp henvendelsen
● å avklare eventuelle interessekonflikter dersom du tar kontakt igjen senere
● å kunne dokumentere at vi har avslått et oppdrag

Rettslig grunnlag: Vår berettigede interesse i å håndtere henvendelser og sikre forsvarlig konfliktsjekk og dokumentasjon.

Lagringstid: E‑post og notater om slike henvendelser slettes eller anonymiseres innen 1 år, med mindre henvendelsen inngår i en sak eller vi har særskilt grunnlag for lengre lagring.

7. Jobbsøkere

Når du søker jobb hos oss, behandler vi:

● navn og kontaktopplysninger
● CV, søknad, attester, vitnemål og referanser
● notater fra intervjuer og vurderinger i prosessen

Formål: Å gjennomføre rekrutteringsprosessen og vurdere søkere til stillinger hos oss.

Rettslig grunnlag: Vår berettigede interesse i å rekruttere og vurdere kandidater, og ditt ønske om å bli vurdert til stillingen. Dersom vi ber om samtykke til å lagre dine opplysninger lenger enn den ordinære fristen, vil dette fremgå særskilt.

Lagringstid: Opplysninger om søkere som ikke ansettes slettes normalt innen 6 måneder etter at prosessen er avsluttet, med mindre du uttrykkelig samtykker til lengre oppbevaring.

8. Nettside og bruk av informasjonskapsler (cookies)

Når du besøker nettsiden vår, kan vi behandle tekniske opplysninger som IP‑adresse og informasjon om din enhet og nettleser. Vi bruker informasjonskapsler (cookies) hovedsakelig til enkel statistikk og drift av nettsiden.

Vi bruker ikke cookies til å målrette markedsføring mot enkeltpersoner. Opplysningene benyttes i aggregert form og vi søker å unngå identifisering av enkeltpersoner. Opplysninger som samles inn via cookies slettes fortløpende, normalt daglig.

Du kan selv justere innstillingene i nettleseren dersom du ikke ønsker at det skal lagres cookies på enheten din.

9. Databehandlere og overføring til utlandet

Vi bruker enkelte leverandører (databehandlere) som behandler personopplysninger på våre vegne. Dette gjelder blant annet:

● Advisor – saksbehandlingssystem der vi lagrer saksdokumenter og klientopplysninger
● Microsoft – e‑post og enkelte kontorstøttetjenester
● Belltech – IT‑drift og support

Når vi bruker databehandlere, inngår vi alltid skriftlige databehandleravtaler som regulerer blant annet:

● formål med behandlingen
● hvilke typer opplysninger og kategorier av registrerte som omfattes
● sikkerhetstiltak
● bruk av eventuelle underleverandører
● bistand ved håndtering av rettigheter og sikkerhetsbrudd
● sletting eller tilbakeføring av data når avtalen opphører

Som hovedregel behandles personopplysninger innenfor EU/EØS. Dersom opplysninger unntaksvis overføres til land utenfor EU/EØS, sørger vi for at det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag (for eksempel EU‑standardkontrakter eller annen gyldig ordning), og at nødvendig beskyttelsesnivå og dine rettigheter er ivaretatt.

10. Hvor lenge vi lagrer personopplysninger

Lagringstider er beskrevet under de enkelte formålene over. Hovedprinsippene våre er:

● vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet med behandlingen
● vi tar hensyn til lovpålagte plikter til å oppbevare dokumenter (blant annet etter advokatlovgivningen, hvitvaskingsreglene og bokføringsreglene)
● når lagringsbehovet eller lovpålagt plikt opphører, slettes eller anonymiseres opplysningene i tråd med våre sletterutiner og sletteplan

11. Dine rettigheter

Når vi behandler personopplysninger om deg, har du – innenfor rammene av advokatens taushetsplikt og gjeldende lov – rett til å:

● få informasjon om hvordan vi behandler opplysningene dine
● be om innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg
● be om retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
● be om sletting av opplysninger (i den grad vi ikke er lovpålagt eller har nødvendig behov for å beholde dem)
● be om begrensning av behandlingen i bestemte situasjoner
● protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
● be om dataportabilitet der dette er aktuelt (typisk når behandlingen bygger på avtale eller samtykke og skjer automatisk)

I klientsaker vil disse rettighetene ofte være begrenset av:

● vår lovbestemte taushetsplikt
● plikt til å oppbevare klientarkiv og dokumentasjon
● plikt til å oppfylle andre rettslige forpliktelser

Dersom vi helt eller delvis avslår en forespørsel om innsyn, sletting mv., vil vi så langt som mulig forklare hvorfor.

Hvordan du bruker rettighetene dine

For å bruke rettighetene dine kan du kontakte oss på e‑post: post@advokatfirmaoglend.no, eller ved å bruke kontaktopplysningene i punkt 1.

Vi besvarer normalt henvendelser så snart som mulig og senest innen 30 dager. Vi kan be deg bekrefte identiteten din eller gi tilleggsopplysninger før vi gir innsyn eller gjennomfører endringer, for å sikre at vi ikke gir tilgang til dine opplysninger til andre enn deg.

12. Klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med denne erklæringen eller gjeldende regelverk, kan du kontakte oss for en avklaring.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet. Informasjon om hvordan du går fram finner du på www.datatilsynet.no.

13. Endringer i denne personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen dersom det skjer endringer i våre tjenester, interne rutiner eller regelverket. Oppdatert versjon vil alltid være tilgjengelig på nettsiden vår.

Ved vesentlige endringer vil vi så langt det er praktisk informere direkte (for eksempel per e‑post) dersom vi har kontaktopplysninger til deg.

Sandnes, 4.3.2026

Håkon Halvorsen Harald Øglænd
daglig leder/styremedlem styreleder