I tøffe økonomiske tider kan bedrifter se seg nødt til å nedbemanne som et ledd i kostnadsbesparende tiltak. Nedbemanning innebærer at en bedrift reduserer antall ansatte ved oppsigelser på grunn av forhold på virksomhetens side, altså at bedriftsøkonomiske forhold begrunner oppsigelsen(e). For at slike oppsigelser skal være lovlige, må det foreligge saklig grunnlag for nedbemanningen. Vi gir her en kort oversikt over de viktigste problemstillingene i en nedbemanningsprosess.
- Krav til saklighet
- Grunnlag for oppsigelse
- Retten til «annet passende arbeid»
- Utvelgelseskretser
- Utvalgskriterier
- Sluttpakker
Krav til saklighet
Krav om saklighet i oppsigelser gjennomsyrer hele oppsigelsesprosessen. Kravet innebærer kort oppsummert at oppsigelsen begrunnes i riktige faktiske opplysninger og relevante argumenter. Man kan ikke basere en oppsigelse på uriktige faktiske opplysninger eller faktorer uten relevans for bedriften eller stillingen.
Saklighetskravet stiller også som vilkår at vurderingene som gjøres undervegs er grundige og tar hensyn til arbeidstakeren som sies opp. I en tvist er det arbeidsgiver som har bevisbyrden for de faktiske forhold og behov som påberopes i en oppsigelse. Dersom du planlegger en nedbemanning/oppsigelse er det derfor lurt å dokumentere de vurderinger som gjøres samt de faktiske forhold som viser at oppsigelsen er nødvendig. Om du kan vise at du har gjennomført en grundig prosess vil domstolene i mindre grad overprøve dine vurderinger.
Grunnlag for oppsigelse
Hva kan grunngi en oppsigelse? Under følger en rekke eksempler og en oversikt over kravene som stilles dersom en oppsigelse skal grunngis med «virksomhetens forhold». Dersom du lurer på hva som kreves for å gi en oppsigelse med grunnlag i «arbeidstakers forhold», trykk her.
En oppsigelse på grunn av «virksomhetens forhold» innebærer at man må kunne påvise et bedriftsøkonomisk behov for oppsigelsen. Kanskje har man ikke lenger behov for like mange stillinger i en avdeling, eller i en særskilt rolle. Dersom din bedrift har for mange selgere, sekretærer eller regnskapsførere kan dette som et utgangspunkt være en saklig grunn til nedbemanning. Hvilket behov din bedrift har vil være avgjørende for valg av utvalgskretser og utvalgskriterier.
I «behov» ligger ikke et krav om underskudd eller røde tall. Også et ønske om en mer strømlinjeformet og konkurransedyktig bedrift kan i utgangspunktet begrunne en oppsigelse. Eksempelvis tilbyr din bedrift levering og montering av hvitevarer. Dersom det etter hvert viser seg at etterspørselen etter montører ikke er så stort som en hadde forventet, kan dette begrunne en eller flere oppsigelser av montører.
Retten til «annet passende arbeid»
Ved oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold har arbeidstaker krav på å bli tilbudt «annet passende arbeid i virksomheten» dersom dette er mulig. Dette innebærer en plikt for arbeidsgiver å tilby en annen stilling dersom dette er mulig, og arbeidstakeren er egnet/kvalifisert for stillingen. Det er ikke et krav at den «nye» stillingen har tilsvarende lønns- og ansvarsnivå. Sentralt er om det eksisterer en stilling vedkommende kan utføre på en rimelig god måte med sine kvalifikasjoner og forutsetninger.
Prosessen
Det er viktig at arbeidsgiver bygger på et korrekt faktisk grunnlag og har foretatt tilstrekkelig brede vurderinger før det fattes beslutning om nedbemanning. Normalt innebærer dette at arbeidsgiver må utføre analyser og vurderinger som kvalitetssikrer nedbemanningsbehovet, og deretter orienterer ledelsen eller styret om dette før man går videre i prosessen.
Når arbeidsgiver har konstatert at det foreligger et nedbemanningsbehov, er det en rekke lovbestemmelser og tariffbestemmelser som pålegger arbeidsgiver å gjennomføre drøftelser med de tillitsvalgte for å undersøke mulighetene for å inngå avtaler slik at oppsigelser kan unngås eller reduseres. Det anbefales at arbeidsgiver og de tillitsvalgte signerer en protokoll hvor det fremgår at drøftelsene er gjennomført.
Arbeidsgiver må vurdere hvilke ansatte som skal vurderes for oppsigelse (utvalgskretsen) og hvilke kriterier som skal legges til grunn for valget mellom arbeidstakerne innen kretsen (utvalgskriterier).
Arbeidsgiver må etter dette ta stilling til hvilke ansatte som ligger an til å motta oppsigelse. Dette må gjøres på basis av utvelgelseskriteriene som fastsettes for prosessen. Det bør i de aller fleste tilfeller foretas individuelle drøftelser med de aktuelle ansatte, slik at arbeidstakeren kan komme med innspill på de faktiske forholdene som ligger til grunn for at arbeidsgiver vurderer oppsigelse. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte av hvem som skal sies opp, skal drøftes.
Det må vurderes om det finnes annet passende arbeid i virksomheten for den ansatte før oppsigelsen kan gjennomføres. Arbeidsgiver må videre foreta en interesseavveining der arbeidsgivers behov for å nedbemanne skal vurderes opp mot de ulemper en oppsigelse vil påføre arbeidstakeren.
Merk at dersom en overtallig ansatt har vesentlig lenger ansiennitet enn en annen kan arbeidsgiver være forpliktet til å si opp den ansatte med lavest ansiennitet og tilby denne stillingen til den ansatte med lang ansiennitet i en overtallig stiling (kravet vil variere mellom tariffbundne og ikke-tariffbundne virksomheter).
Domstolene har historisk vært tilbakeholdne med å overprøve arbeidsgivers bedriftsøkonomiske analyse – til syvende og sist er det bedriften selv som vet best hva den trenger. Det stilles likevel krav til at selve vurderingen er grundig og at andre muligheter er vurdert. Som tidligere nevnt er det derfor viktig at selve oppsigelsesprosessen dokumenteres godt. Vis hvilke alternativer du har vurdert, hva konklusjonen ble, hvilke drøftelsesmøter som er avholdt, hva som fremkom, hvilke kretser du har satt opp og hvilke ansatte som er vurdert oppsagt. Dokumentering av prosessen vil virke forebyggende. Husk at det du foretar i denne prosessen må tåle nøytrale øyne i en domstol, forhold deg saklig og dokumenter prosessen godt.
Utvalgskretser
I utgangspunktet vil kretsen av personer som skal vurderes, være alle ansatte i virksomheten. «Virksomheten» vil normalt være den juridiske enheten (selskapet) som er arbeidsgiver. Det er imidlertid anledning til å etablere utvalgskretser, altså velge grupper av ansatte som skal vurderes, som avdelinger eller filialer.
Det må kunne påvises saklig grunn for valget av utvalgskrets for at oppsigelsene skal være gyldige. I det tidligere nevnte eksempelet vil man for eksempel kunne anse «montørene» som en egen utvelgelseskrets.
Sentralt i vurderingen av utvelgelseskrets er spørsmålet om det er saklig grunn til å skille mellom flere grupper ansatte. Et bilverksted som har kontoransatte og mekanikere vil selvfølgelig kunne dele opp etter kompetanse – man sier ikke opp en sekretær fordi man har for mange mekanikere, eller omvendt.
Utvalgskriterier
Det må så foretas et valg innenfor utvalgskretsen av hvem av de ansatte som skal sies opp. Dette valget må foretas på bakgrunn av kriterier for utvalget virksomheten har satt opp på forhånd.
Disse kriteriene må være saklige og ikke-diskriminerende.
Slike kriterier kan typisk være formell kompetanse, alder, ansiennitet, resultater, personlig egnethet, særskilt kompetanse og sosiale forhold (f.eks. forsørgelsesbyrde, muligheter for annet arbeid, m.m.). Det oppstår sjelden tvister om sakligheten av de mer konkret målbare kriteriene, som ansiennitet og formell kompetanse. Det viser seg at det oftere er de mer subjektive kriteriene som kan bli gjenstand for konflikter.
Hovedavtalene forutsetter at ansiennitet skal tillegges vekt av tariffbundne virksomheter. Det er imidlertid klart at ansiennitetsrekkefølgen ikke skal følges ubetinget, uavhengig av om virksomheten er tariffbundet. En arbeidsgiver bør eksempelvis kunne beholde nøkkelpersonell eller annen med kritisk kompetanse for driften, uavhengig av om andre ansatte har lengre ansiennitet.
For bedrifter som ikke er tariffbundne gjelder det ikke noe slikt ansiennitetsprinsipp, og disse arbeidsgiverne står derfor noe friere i utvelgelsen enn det de tariffbundne gjør. Ansiennitet vil imidlertid alltid være et «relevant argument» i vurderingen, og bør vektlegges i en helhetsvurdering.
Sluttpakker
Det er ofte hensiktsmessig å unngå risikoen for etterfølgende tvister etter oppsigelse ved å inngå sluttavtaler med de ansatte.
I utgangspunktet er det få begrensinger på hva som kan avtales mellom partene ved inngåelser av slike avtaler. Eksempelvis viser rettspraksis at fortrinnsrett lovlig kan fraskrives i en sluttavtale.
Innholdet av en sluttavtale vil oftest utarbeides gjennom forhandlinger mellom partene. Det vil ofte være et vesentlig poeng for arbeidsgiver at avtaleforholdet avsluttes mot betaling av sluttvederlag og at partene fraskriver seg fremtidige forpliktelser overfor hverandre.
Ut over et eventuelt sluttvederlag bør avtalen regulere hvordan feriepenger skal håndteres, samt oppgjør for eventuell ikke avviklet ferie eller ferie som er overført fra tidligere år. Avtalen bør videre være tydelig på om og i hvilken utstrekning arbeidstaker har rett til bonus for foregående og inneværende år. Det bør videre avklares hvorvidt avtalen påvirker den ansattes rett til AFP.
Merk at en arbeidstaker ikke vil kunne kreve dagpenger i den perioden vedkommende mottar lønn eller sluttvederlag fra arbeidsgiver. Dersom dette sluttvederlaget utbetales som et engangsbeløp vil NAV beregne hvor lang periode sluttvederlaget dekker lønnstapet.
Det bør videre fremgå av avtalen at den er et alternativ til oppsigelse på grunn av nedbemanning. En arbeidstaker som slutter frivillig, eller blir sagt opp på grunn av eget forhold, har ikke krav på dagpenger før etter en såkalt forlenget ventetid på 12 uker.
Vi har lang erfaring med å bistå arbeidsgivere og arbeidstakere i slike saker. Ta gjerne kontakt dersom du ønsker våre råd i sammenheng en nedbemanningsprosess i din bedrift, eller dersom du selv er blitt oppsagt.
